Infoblad 438 - Termijnen voor aanvullende gegevens bouwaanvraag

In een aantal stappen worden de geldende voorschriften behandeld die gelden voor termijnen voor het indienen van aanvullende gegevens voor een bouwaanvraag.

Fase A: voor de verlening van de bouwvergunning

• Stap 1: Basisregel
• Stap 2: Gemeentebestuur bepaalt de termijn
• Stap 3: De proceduretijd ligt stil
• Stap 4: De gemeente moet de aanvrager berichten
• Stap 5: Eenmaal of meerdere keren aanvullende gegevens?

Fase B: na de verlening van de bouwvergunning

• Stap 1: Basisregel
• Stap 2: Voorschriften voor termijnen
• Stap 3: Voorwaarde in de bouwvergunning

Fase A: voor de verlening van de bouwvergunning

1. Basisregel
Basisuitgangspunt is dat alle gegevens en bescheiden op het moment van het indienen van de aanvraag om bouwvergunning verstrekt moeten worden. Daarop zijn echter uitzonderingen mogelijk die in dit informatieblad worden besproken.

2. Gemeentebestuur bepaalt de termijn
Wanneer bij een aanvraag om bouwvergunning onvoldoende gegevens zijn aangeleverd, krijgt de aanvrager de gelegenheid om de ontbrekende gegevens binnen een bepaalde termijn alsnog aan te leveren. Tot 1 april 2007 was deze termijn bepaald in artikel 47 van de Woningwet en bedroeg deze vier weken.
Met de wijziging van de Woningwet is dat artikel geschrapt en geldt voor wat betreft deze termijn artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht. In de Algemene wet bestuursrecht wordt de bepaling van de termijn, waarbinnen de aanvrager de ontbrekende gegevens moet aanleveren, overgelaten aan burgemeester en wethouders. Per geval kunnen burgemeester en wethouders een termijn bepalen. Veel gemeenten hanteren vier weken en incidenteel langer, afhankelijk van de omstandigheden en complexiteit van het project.

3. De proceduretijd ligt stil
De weken die de aanvrager nodig heeft om de aanvullende gegevens in te dienen, moeten bij de beslistermijn voor de bouwvergunning worden opgeteld (artikel 4:15 van de Algemene wet bestuursrecht).

4. De gemeente moet de aanvrager berichten
Vervolgens kunnen zich de volgende situaties voordoen:

• De bouwaanvraag wordt in behandeling genomen; in dat geval wordt de aanvrager hiervan door de gemeente in kennis gesteld.
• De bouwaanvraag wordt na aanvulling vanwege onvolledigheid alsnog buiten behandeling gelaten; in dat geval moet dit binnen vier weken na het indienen van de aanvullende gegevens aan de aanvrager bekend worden gemaakt (artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht).
• De bouwaanvraag wordt buiten behandeling gelaten omdat de aanvrager de termijn waarbinnen de aanvullende gegevens moeten worden ingediend, ongebruikt laat verstrijken; in dat geval moet dit binnen vier weken na het verstrijken van die termijn aan de aanvrager bekend worden gemaakt.

5. Eenmaal of meerdere keren aanvullende gegevens?
De Algemene wet bestuursrecht gaat er vanuit dat de aanvrager één keer in de gelegenheid wordt gesteld de gebrekkige aanvraag aan te vullen. Indien de aanvraag niet voldoende wordt aangevuld kan de gemeente de aanvraag buiten behandeling stellen. Het staat de gemeente echter vrij om nogmaals gegevens op te vragen, aangezien de Algemene wet bestuursrecht dit niet expliciet verbiedt.

Let daarbij wel op de volgende aandachtspunten:

• De gemeente kan het aanleveren van de tweede en volgende series van aanvullende gegevens niet afdwingen op straffe van het buiten behandeling laten van de aanvraag.
• Stel dat de aanvrager voor een bouwaanvraag die reeds in behandeling is genomen vrijwillig nog extra aanvullende gegevens indient, dan is de gemeente niet verplicht deze gegevens in de beoordeling van de bouwaanvraag mee te nemen. In de praktijk zal de gemeente deze gegevens in het kader van klantvriendelijkheid en efficiëntie meestal wel meenemen in de beoordeling.
• Indien de aanvrager niet vrijwillig de aanvullende gegevens aanlevert, zal de aanvraag toch in behandeling moeten worden genomen en moet de gemeente beslissen op basis van de aanvraag die er ligt. De gemeente kan dan van oordeel zijn dat met de ingediende stukken niet voldoende aannemelijk is gemaakt dat het bouwplan aan de voorschriften van Bouwbesluit 2003 voldoet waardoor de vergunning kan worden geweigerd. De aanvrager doet er daarom verstandig aan om gehoor te geven een tweede verzoek van een gemeente om nogmaals aanvullende gegevens in te dienen.
• Een alternatief voor burgemeester en wethouders is om de aanvraag toch af te handelen onder het opleggen van de voorwaarde dat de betreffende gegevens voor de aanvraag van de bouwwerkzaamheden alsnog worden ingediend.
• De tijd die de aanvrager nodig heeft om de aanvraag in tweede termijn aan te vullen mag niet bij de beslistermijn worden opgeteld.

Fase B: na de verlening van de bouwvergunning

1. Basisregel
Omdat een deel van de informatie tijdens de indiening van de bouwaanvraag nog onbekend kan zijn, geeft het Besluit Indieningsvereisten de aanvrager de mogelijkheid om bepaalde gegevens op een later tijdstip aan te leveren. Daarnaast geeft het Besluit Indieningsvereisten Burgemeester en Wethouders de bevoegdheid om zelf te bepalen dat bepaalde gegevens en bescheiden na de afgifte van de bouwvergunning mogen worden verstrekt.
Het uitgangspunt bij het later aanleveren van gegevens en bescheiden bij een aanvraag om bouwvergunning (al dan niet in fasen verleend) is dat burgemeester en wethouders voldoende informatie wordt verstrekt om de bouwaanvraag op hoofdlijnen vroegtijdig in elk geval te kunnen beoordelen.
Het heeft altijd de voorkeur om zoveel mogelijk gegevens voor de verlening van de bouwvergunning in te dienen. Bij gebruik van de mogelijkheid om gegevens na de verlening van de bouwvergunning in te dienen, is niet voorzien in de mogelijkheid om tegen een negatieve beslissing bezwaar en beroep in te stellen. Het is dan ook aan te raden om de onderdelen waarvoor het gewenst is deze mogelijkheid te kunnen benutten, niet achteraf in te dienen.

2. Voorschriften voor termijnen
In artikel 4 van het Besluit Indieningsvereisten is aangegeven welke gegevens na de afgifte van de bouwvergunning mogen worden ingediend. In de onderstaande tabel zijn de voorschriften samengevat.

3. Aanvullende gegevens als voorwaarde in de bouwvergunning
Wanneer gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om gegevens na de verlening van de bouwvergunning in te dienen, dan moeten Burgemeester en Wethouders volgens artikel 4 lid 2 en lid 3 van het Besluit Indieningsvereisten in de bouwvergunning aangeven welke gegevens en bescheiden het betreft. Formeel hoeven na het verlenen van de bouwvergunning alleen nog de gegevens worden overgelegd voor zover deze in de bouwvergunning zijn aangegeven.
Het schept voor zowel de gemeente als de aanvrager/ vergunninghouder extra duidelijkheid, wanneer in de vergunningvoorwaarden zo exact mogelijk wordt aangegeven op welke tijdstippen de nader in te dienen gegevens moeten zijn ingediend. Daarnaast wordt aanbevolen om in een begeleidende brief aan te geven dat de vergunninghouder de verantwoordelijkheid voor de integrale samenhang van de nog in te dienen gegevens zowel onderling als ten opzichte van de reeds ingediende gegevens expliciet dient aan te geven.